W dobie cyfryzacji i postępujących zmian w komunikacji coraz więcej procesów odbywa się online. Tradycyjna papierowa korespondencja ustępuje miejsca nowoczesnym rozwiązaniom, takim jak e-Doręczenia. Usługa ta to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, który umożliwia wymianę wiążącej korespondencji między podmiotami publicznymi, obywatelami i firmami. W niniejszym artykule przedstawimy najważniejsze informacje na temat e-Doręczeń, ich funkcji oraz korzyści, jakie niosą ze sobą dla różnych grup użytkowników.
Jak działają e-Doręczenia?
e-Doręczenia to nowoczesna forma rejestrowanej komunikacji elektronicznej, która umożliwia prowadzenie oficjalnej korespondencji za pośrednictwem internetu. Dzięki tej usłudze nadawca i odbiorca mogą przesyłać dokumenty w sposób szybki, bezpieczny i wiążący prawnie. Zamiast wizyty na poczcie w celu nadania listu poleconego, cała operacja odbywa się online, co znacznie usprawnia procesy komunikacyjne.
Zamiast fizycznego adresu korespondencyjnego, nadawcy i odbiorcy korzystają z Adresu Doręczeń Elektronicznych (ADE). W przypadku korespondencji z podmiotami publicznymi stosowana jest Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE), natomiast w komunikacji między podmiotami prywatnymi wykorzystywana jest kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (Q-Doręczenia).
Kto jest zobowiązany do korzystania z e-Doręczeń?
Zgodnie z ustawą, do obowiązkowego stosowania e-Doręczeń zobowiązane są wszystkie podmioty publiczne, firmy zarejestrowane w KRS i CEiDG, a także osoby wykonujące tzw. zawody zaufania publicznego (np. notariusze, radcowie prawni, doradcy podatkowi). Przedsiębiorcy zagraniczni prowadzący działalność w Polsce, którzy nie są wpisani do KRS, są zwolnieni z tego obowiązku, jednak mogą korzystać z e-Doręczeń dobrowolnie, jeśli posiadają polski NIP.
Równoważność prawna e-Doręczeń z przesyłką poleconą
e-Doręczenia są w pełni równoważne z tradycyjnymi przesyłkami poleconymi. Mogą być stosowane we wszystkich procesach administracyjnych, sądowych oraz cywilnych. Dzięki temu nadawca i odbiorca są prawnie zabezpieczeni, a cały proces wysyłania i odbierania korespondencji jest wiążący. e-Doręczenia zapewniają:
- Identyfikację nadawcy i odbiorcy (tożsamość obu stron jest weryfikowana).
- Dowód wysłania i doręczenia korespondencji, wystawiany przez zaufanego dostawcę.
- Ochronę przed podszyciem się pod nadawcę lub odbiorcę.
- Gwarancję, że treść korespondencji nie zostanie zmieniona w drodze między stronami.
Bezpieczeństwo e-Doręczeń
Jednym z kluczowych atutów e-Doręczeń jest ich wysoki poziom bezpieczeństwa. Usługa ta gwarantuje jednoznaczną identyfikację nadawcy i odbiorcy, tajemnicę korespondencji oraz integralność przesyłanych danych. Każdy etap procesu – od nadania po doręczenie – jest rejestrowany i potwierdzany za pomocą kwalifikowanego znacznika czasu, co umożliwia weryfikowanie statusów przesyłki w czasie rzeczywistym. Dzięki temu zarówno nadawca, jak i odbiorca mają pewność, że przesyłka dotarła do właściwego adresata, a jej treść nie została zmieniona.
Adres Doręczeń Elektronicznych (ADE)
Kluczowym elementem usługi e-Doręczeń jest Adres Doręczeń Elektronicznych (ADE). Jest to unikalny adres przypisany do użytkownika, który umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy i odbiorcy. Adres ten jest wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), prowadzonej przez Ministra właściwego ds. informatyzacji. Wszyscy użytkownicy e-Doręczeń, zarówno osoby prywatne, jak i firmy, mają swój indywidualny ADE, który nie może zmienić właściciela.
Jak założyć i aktywować adres do e-Doręczeń?
Aby utworzyć adres do e-Doręczeń, należy złożyć elektroniczny wniosek za pośrednictwem platformy www.biznes.gov.pl. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku i założeniu skrzynki, konieczna jest jej aktywacja, co można zrobić poprzez system mObywatel.gov.pl. Po aktywacji, adres zostaje automatycznie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych, a przedsiębiorca zobowiązuje się do odbierania korespondencji w formie elektronicznej. Proces aktywacji kończy pełne wdrożenie e-Doręczeń, umożliwiające prawnie wiążącą wymianę korespondencji.
Nadawanie i odbieranie przesyłek
Proces nadawania e-Doręczeń jest prosty i przypomina wysyłanie tradycyjnego e-maila. Użytkownik loguje się do panelu, wybiera skrzynkę, z której chce wysłać wiadomość, wprowadza ADE adresata oraz temat i treść wiadomości. Korespondencja może mieć maksymalny rozmiar 15 MB i może być wysłana do 15 odbiorców jednocześnie.
Po wysłaniu przesyłki użytkownik otrzymuje dowód nadania, który jest prawnym potwierdzeniem, że wiadomość została dostarczona. Odbiorca ma 14 dni na odebranie przesyłki. Jeśli tego nie zrobi, po upływie tego terminu następuje tzw. fikcja doręczenia, co oznacza, że pismo uznaje się za doręczone.
Koszty korzystania z e-Doręczeń
Posiadanie skrzynki e-Doręczeń jest bezpłatne, a korespondencja między podmiotami publicznymi a obywatelami oraz firmami do podmiotów publicznych również nie wiąże się z kosztami. Korespondencja między firmami oraz od podmiotów publicznych do firm lub obywateli jest płatna – koszt przesyłki w ramach Publicznej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) wynosi 4,40 zł netto.
Fikcja doręczenia – co to jest?
Fikcja doręczenia to mechanizm, który uznaje przesyłkę za doręczoną, nawet jeśli odbiorca jej nie odebrał w wyznaczonym czasie (14 dni od momentu awizacji). W takim przypadku nadawca otrzymuje dowód doręczenia, co oznacza, że przesyłka spełnia wszelkie wymogi prawne dotyczące doręczenia.
Dlaczego warto wdrożyć e-Doręczenia?
Korzystanie z e-Doręczeń to wygodne i bezpieczne rozwiązanie, które eliminuje konieczność fizycznego wysyłania listów poleconych i osobistych wizyt na poczcie. Usługa ta jest szczególnie korzystna dla firm, podmiotów publicznych oraz osób wykonujących zawody zaufania publicznego, ponieważ usprawnia proces komunikacji, gwarantując jednocześnie pełną zgodność z przepisami prawa, w czym mogą Ci pomóc szkolenia z e-Doręczeń.
Szkolenia z wdrażania e-Doręczeń w Centrum Verte
Chcesz być na bieżąco z przepisami dotyczącymi e-Doręczeń i dowiedzieć się, jak sprawnie wdrożyć to rozwiązanie w swojej firmie? Skorzystaj z naszej oferty szkoleń z wdrażania e-Doręczeń w Centrum Verte. Nasze szkolenia zapewniają kompleksową wiedzę na temat obsługi systemu e-Doręczeń, jego funkcjonalności oraz wymagań prawnych.
Podsumowanie
e-Doręczenia to nowoczesne, bezpieczne i prawnie wiążące rozwiązanie, które pozwala na prowadzenie oficjalnej korespondencji w formie elektronicznej. Dzięki temu narzędziu firmy, obywatele i podmioty publiczne mogą wymieniać dokumenty szybko i wygodnie, z pełnym zachowaniem przepisów prawa. Warto wdrożyć e-Doręczenia, aby usprawnić procesy komunikacyjne i dostosować się do wymogów współczesnej administracji. Chcesz się z nich przeszkolić? Sprawdź ofertę na szkolenia e-Doręczenia.
Materiał promocyjny.
