Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to najczęściej wybierana forma prowadzenia biznesu w Polsce. Daje poczucie bezpieczeństwa, bo chroni prywatny majątek wspólników, a jednocześnie pozwala nadać firmie profesjonalny charakter. Sam proces rejestracji wymaga jednak przejścia przez kilka etapów – od przygotowania umowy, przez wpis do KRS, po dodatkowe zgłoszenia i opłaty. Dowiedz się, jak wygląda to krok po kroku.

Umowa spółki – od niej zaczyna się cała procedura

Zakładanie spółek startuje od umowy. To w niej wspólnicy ustalają najważniejsze elementy: kapitał zakładowy, zakres działalności, sposób reprezentacji czy zasady podejmowania uchwał i funkcjonowania zarządu.

Ścieżki zawarcia umowy są dwie. Tradycyjna – u notariusza – daje dużą swobodę i pozwala sformułować rozwiązania skrojone pod potrzeby danych wspólników. Można w ten sposób wprowadzić np. ograniczenia w zbywaniu udziałów czy szczególne reguły głosowania. Druga droga to rejestracja przez system S24. Jest prostsza i tańsza, ale opiera się na wzorcu umowy, więc pole manewru jest znacznie mniejsze.

Uwaga! Minimalny kapitał zakładowy spółki wynosi 5 000 zł.

Rejestracja w KRS – formalny początek działalności

Spółka z o.o. powstaje dopiero z chwilą wpisu do KRS. Wniosek składa się elektronicznie – zarówno przy umowie zawartej online, jak i przy tej sporządzonej u notariusza.

W przypadku, gdy umowa ma formę aktu notarialnego, sąd ma 7 dni roboczych na rozpatrzenie wniosku o wpis spółki. W praktyce trwa to jednak kilka tygodni. Natomiast rejestrując spółkę w systemie S24, rejestracja spółki trwa zwykle od kilku godzin do 2 dni roboczych. Po wpisie spółka automatycznie otrzymuje numery NIP i REGON, a dane trafiają do GUS i urzędu skarbowego.

Zdarza się, że całą procedurę opóźnia drobiazg – źle wpisane nazwisko, brak podpisu czy pominięty załącznik. Sąd nie zarejestruje spółki, dopóki wniosek nie zostanie poprawiony, a to potrafi wydłużyć oczekiwanie o kolejne tygodnie.

Pozostałe obowiązki po rejestracji spółki

Wpis do KRS nie jest jeszcze finałem. Po rejestracji spółka musi wykonać kilka dodatkowych kroków:

1. zgłoszenie beneficjenta rzeczywistego do CRBR – w terminie 14 dni od wpisu,
2. rejestracja VAT – jest konieczna, jeśli spółka chce działać jako czynny podatnik,
3. otwarcie rachunku bankowego – na to konto trafia kapitał zakładowy i stąd prowadzone są wszystkie rozliczenia,
4. przygotowanie deklaracji i opłacenie podatku od czynności cywilnoprawnych (w przypadku rejestracji spółki przez system S24),
5. zgłoszenie do ZUS – jeżeli jest wymagane.

Najwięcej problemów sprawia zwykle rejestracja VAT. W jednych urzędach przebiega szybko, w innych potrafi zająć kilka tygodni, dlatego warto to uwzględnić w planie startu działalności.

Jakie są koszty założenia spółki z o.o.?

Koszt założenia spółki z o.o. to nie tylko „opłata za start”, ale cały pakiet wydatków, które pojawiają się na różnych etapach.

Najtańsza jest rejestracja przez system S24, przy której trzeba przygotować się na opłatę sądową w wysokości 350 zł, natomiast rejestracja spółki, której umowę zawarto u notariusza wiąże się z opłatą za rejestrację w wysokości 600 zł. Dodatkowo, w tym przypadku należy doliczyć taksę notarialną (zwykle ok. 1.000 zł, przy czym może być wyższa, ponieważ wpływa na nią wysokość kapitału zakładowego).

Na etapie rejestracji trzeba jeszcze pamiętać o podatku PCC, który wynosi 0,5 % wartości kapitału. W przypadku skorzystania z pomocy doradcy podatkowego lub prawnika, do kosztów założenia spółki należy doliczyć ich wynagrodzenie.

Gdy spółka już zacznie funkcjonować, do gry wchodzą wydatki stałe:

• prowadzenie pełnej księgowości,
• koszty sporządzania sprawozdań finansowych,
• obsługa prawna.

Comiesięczne wydatki związane z prowadzeniem spółki warto wziąć pod uwagę już na etapie jej założenia. Szczegółowa analiza opłacalności prowadzenia spółki pozwoli uniknąć kosztownych błędów.

Doradca podatkowy Poznań – wsparcie w procesie zakładania spółki

Rejestracja spółki wydaje się prostą procedurą. Formularze, podpisy, sądowy wpis – to tylko kilka kroków, które łatwo wykonać, aby przejść przez cały proces. Rzeczywistość jest bardziej wymagająca. Literówka w nazwisku wspólnika czy brak załącznika potrafi opóźnić sprawę o tygodnie, a rejestracja VAT ciągnie się w nieskończoność, jeśli urząd będzie wymagał dodatkowych dokumentów. W tym czasie biznes stoi w blokach startowych, a każdy dzień zwłoki powoduje stracone kontrakty czy opóźnione inwestycje.

Nic dziwnego, że przedsiębiorcy decydują się na wsparcie ekspertów. Doradca podatkowy Poznań nie tylko pilnuje, żeby dokumenty trafiły do sądu w nienagannej formie, ale również doradza w wyborze modelu rozliczeń i pomaga uniknąć kosztownych błędów. To podejście pozwala szybciej uruchomić działalność i wejść na rynek bez niepotrzebnych przestojów.

Doradca podatkowy dr Mateusz Buszkiewicz

Jeżeli planujesz założenie spółki z o.o. i chcesz przejść przez cały proces bez błędów oraz zbędnych opóźnień, warto skorzystać ze wsparcia doświadczonego specjalisty. Doradca podatkowy – dr Mateusz Buszkiewicz – pomoże Ci nie tylko w przygotowaniu i złożeniu kompletnych dokumentów, ale również w analizie podatkowej i prawnej planowanej struktury spółki. Dzięki temu Twoja firma wystartuje zgodnie z przepisami i zoptymalizowany pod kątem kosztów.

Dr Mateusz Buszkiewicz jest doradcą podatkowym i radcą prawnym, założycielem kancelarii Wprawieni. Specjalizuje się w prawie spółek, reorganizacjach i przekształceniach firm. Łączy praktykę zawodową z działalnością naukową – w 2024 roku obronił doktorat na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu z zakresu ochrony wspólników mniejszościowych. Doradza przedsiębiorcom przy zakładaniu spółek, planowaniu sukcesji, sprzedaży biznesów i tworzeniu struktur holdingowych.

Jest absolwentem prawa na UAM oraz finansów i rachunkowości na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Ukończył również British Law Course organizowany przez British Law Centre i University of Cambridge. Doświadczenie zdobywał w działach spółek największych kancelarii prawnych w Wielkopolsce, a dziś wspiera przedsiębiorców w podejmowaniu bezpiecznych i przemyślanych decyzji biznesowych.

Założenie spółki z o.o. krok po kroku

Założenie spółki z o.o. to zawsze coś więcej niż formalność. Najpierw umowa, później sądowy wpis, a w tle jeszcze urzędy i kolejne zgłoszenia. Odpowiednie przygotowanie potrafi jednak skrócić całą drogę i sprawić, że biznes zaczyna działać bez zbędnych przestojów.

Podstawa prawna: art. 157–172 k.s.h., art. 19–20 u.k.r.s., art. 5–7 u.nip., art. 60–61 u.crbr.

Artykuł sponsorowany

Redakcja